Aide mémoire des responsables de sortie

Cet aide mémoire a pour objectif de rappeler aux membres qui organisent des sorties du Club certaines règles sur le plan de l’organisation et de la sécurité. Il établit également le rôle et les responsabilités de chacun.

L’organisateur et le chef de sortie

L’organisation d’une sortie nécessite qu’un membre assume la responsabilité de l’organiser et d'encadrer le groupe. Bien que souvent l’organisateur de la sortie soit aussi le chef de sortie, ces responsabilités peuvent aussi être partagées.

L’organisateur de sortie est la personne qui inscrit la sortie au calendrier (en collaboration avec le CA), prend les inscriptions des participants, recueille les informations pertinentes à l’organisation de la sortie et les transmet aux participants. C’est aussi celle qui doit remplir un rapport de sortie. Elle coordonne les groupes de bouffe, et le covoiturage. Le cas échéant, c’est aussi la personne qui va désigner le chef de sortie.
Le chef de sortie détient une responsabilité morale, partagée conjointement par tous les membres du groupe, il est responable de la logistique durant la sortie. Il s’agit souvent de l’organisateur de sortie, mais parfois celui-ci désigne une autre personne qui agira comme chef de sortie. Dans ce cas, il s’agit généralement de la personne la plus expérimentée, si elle en accepte la responsabilité. Dans le cas d’une sortie de kayak de mer, le chef de sortie devrait avoir un brevet ou une expérience équivalente à la zone qui caractérise cette sortie.

Une sortie, plusieurs phases

Une sortie est composée de trois phases : la préparation, la sortie et l’après-sortie. Ces trois phases sont importantes et négliger des aspects préparatoires ou l’après-sortie peut entraîner des conséquences désagréables pour les participants ou les autres membres du Club.

PHASE 1 —La préparation

La phase préparatoire comporte sept éléments. Ils sont tous sous la responsabilité de l’organisateur de la sortie.

L’ANNONCE : L’organisateur doit annoncer la sortie en l’inscrivant au calendrier des activités ou sur la page Facebook du Club. Cette inscription se fait lors de la rencontre préparatoire du calendrier au printemps ou en cours de saison (Note : cela est indispensable pour assurer la couverture d’assurance).
L’INFORMATION : L’information sera diffusée par le biais du calendrier et de la page Facebook du club. L’organisateur doit présenter des renseignements sur le parcours et le degré de difficulté. Au besoin, il fournira de l’information sur les campings, les accès, les navettes, les frais à débourser, les points de mise à l’eau et les points de sortie, le covoiturage et les bouffes communes. Il pourrait aussi diffuser la carte de la rivière ou indiquera comment se la procurer.
L’INSCRIPTION : L’organisateur prend les inscriptions des membres qui veulent participer à la sortie. Il doit s’informer de l’expérience de chaque participant qu’il ne connaît pas. Il doit faire les recommandations appropriées et il peut refuser la participation d’un membre dont l’expérience est insuffisante. Le cas échéant, l’organisateur peut déléguer cette responsabilité au chef de sortie.
LA PRÉVENTION : Lors des expéditions, l’organisateur doit prévoir un plan d’urgence (comment évacuer en cas de blessure) et un plan de sortie en collaboration avec le chef de sortie. Une copie de l’itinéraire devrait être laissée à quelqu’un qui peut appeler des secours si le groupe n’est pas revenu après la date prévue.
LES CONDITIONS MÉTÉO : Parfois, les conditions météorologiques ou le débit de la rivière empêchent la réalisation sécuritaire de la sortie. L’organisateur doit consulter Info-débit et les prévisions météorologiques locales avant la sortie. Le cas échéant, il doit alors décider si la sortie est annulée ou modifiée (itinéraire ou degré de difficulté). Il doit établir si les personnes inscrites ont les capacités pour participer à la sortie modifiée.
L’ÉQUIPEMENT : l’organisateur doit s’assurer, avant le départ, que le groupe possède le matériel collectif nécessaire au bon déroulement de la sortie, notamment une trousse de premiers soins et une trousse de sauvetage. En expédition, on doit ajouter une trousse de réparation de canot et une trousse de survie.
LE CHEF DE SORTIE : L’organisateur doit décider s’il agira comme chef de sortie ou s’il désigne un chef de sortie qui aura suffisamment d’expérience pour mener à bien les responsabilités qui y sont liées.

PHASE 2 —La sortie

La seconde phase est composée de neuf éléments sous la responsabilité de l’organisateur de la sortie ou du chef de sortie.

COTISATION : S’assurer que tous les participants ont acquitté les frais de cotisation et ont complété les formulaires appropriés.
LES TROUSSES : L’organisateur doit établir qui possède la trousse de premiers soins, la trousse de sauvetage et en expédition la trousse de réparation et la trousse de survie. Il doit également connaître leur emplacement.
LA CARTE : L’organisateur doit apporter au moins deux copies de la carte-guide. Le chef de file et le chef de sortie devront en avoir une lors de la descente.
AUTORISATION ET FRAIS D’ACCÈS : L’organisateur doit obtenir les autorisations requises pour le bon déroulement de la sortie et s’il y a lieu collecter les frais d’accès des participants (permis d’accès, clé, etc.)
NAVETTE ET CARAVANE D’AUTOMOBILES : L’organisateur doit planifier la navette, désigner un chef de file et un serre-file dans la caravane d’automobiles et s’assurer que chacun attend la personne derrière lui.
LA MODIFICATION DE LA SORTIE : Le chef de sortie peut modifier le lieu et la durée de la sortie lorsque les conditions météorologiques, le manque de préparation, le manque de temps, un accident ou toutes autres choses empêchent le déroulement sécuritaire de la sortie.
L’ÉQUIPEMENT DES PARTICIPANTS : Le chef de sortie doit s’assurer que les participants ont l’équipement nécessaire pour effectuer la sortie de manière sécuritaire. Le chef de sortie peut refuser qu’un participant participe à la sortie s’il ne possède pas l’équipement sécuritaire requis (VFI, flottaison ajoutée, casque, cordes de pointe, écope, aviron de secours ou vêtement isotherme en conditions d’eau froide).
LES CONSIGNES AVANT LE DÉPART : Avant de commencer à descendre la rivière, le chef de sortie doit s’adresser au groupe et rappeler plusieurs consignes :
- Le déroulement de la descente : le chef de sortie explique le déroulement de la descente, il indique les endroits où sont situées les principales difficultés sur le parcours et il informe le groupe si l’on doit s’y arrêter pour reconnaître ces rapides ou les portager. C’est lui qui doit arbitrer les différends entre les participants concernant le déroulement qu’il propose. Il doit faire respecter l’éthique lors de la sortie.
- La signalisation et la sécurité : Il doit faire un rappel de la signalisation internationale avant le début de la descente. Il doit rappeler comment se fait la récupération : la sécurité des gens d’abord (nager les pieds vers l’avant, éviter d’être coincé entre le canot et la roche…), la récupération du matériel ensuite. Il indique où sont les trousses.
- La stratégie de descente : Le chef de sortie établit la stratégie de descente (en commando ou avec chef de file et serre-file). En fonction de la stratégie retenue, il pourra désigner un chef de file et un serre-file. Il doit s’assurer au départ qu’un consensus est établi sur le mode de fonctionnement pour assurer la sécurité de tout participant. Au besoin, il veillera à scinder le groupe, chaque groupe ayant un responsable, un chef de file et un serre-file.
LE PASSAGE SÉCURITAIRE DES RAPIDES : Le chef de sortie doit organiser la mise en place de dispositifs de sécurité (sacs à corde, reconnaissance, cordelle, portage, etc.) dans les rapides difficiles en considérant l’expérience du groupe. À cette fin :
- Il assiste les participants par une reconnaissance à pied lorsque ceux-ci en font la demande ou il trouve une autre personne qualifiée pour le faire.
- Il peut interdire le passage d’une section de la rivière à un participant qu’il ne juge pas suffisamment expérimenté ou l’obliger à faire une reconnaissance à pied du rapide. Dans le cas où le participant refuserait sa décision ou ses recommandations, le chef de sortie se doit de répéter son opposition devant témoins afin de se protéger.
- Lorsqu’un problème met sérieusement en danger la sécurité d’un ou plusieurs participants, il aura pleine autorité sur les actions à prendre par les participants et devra exercer ou déléguer ce droit.

PHASE 3 —L’après-sortie

L’organisateur de sortie doit préparer un rapport sommaire de la sortie dans la fiche de participation se trouvant dans la trousse de l’organisateur remise par le coordonnateur des activités et dans laboîte à outils.

Dans le cas d’une blessure survenue pendant la réalisation de la sortie, un rapport d’incident (inclus dans la trousse de l’organisateur et le site internet) doit être rempli par l’organisateur de sortie et doit décrire en détail les circonstances de la blessure, les premiers soins donnés et les mécanismes d’évacuation utilisés. Il doit faire de même pour tout incident qui aurait pu causer préjudice au groupe lors de la réalisation de la sortie.
L’organisateur doit inscrire dans la trousse de premiers soins tout le matériel utilisé pendant la sortie
L’organisateur doit s’assurer de retourner auprès du responsable de la location tout matériel collectif emprunté pour la sortie et lui mentionner tout bris ou utilisation de matériel.

(Source : Cet aide mémoire produit par le Club La Cordelle est une adaptation de documents similaires produits par le Club Rabaska et du Club Les Aventuriers et de la FQCK.)

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